Politikker

Politikker

Her kan du læse alt det med småt stort og finde uddybende information om Bekeys juridiske retningslinjer og politikker.

Adgangspolitik


Bekey stiller følgende krav til private virksomheder, som ønsker adgang til at anvende Bekeys digitale nøgleløsning til åbning af opgangsdøre:



1. Kun lovlige indregistrerede virksomhedder

1.1 Bekey giver kun adgang til at anvende Bekeys digitale nøgleløsning for virksomheder, der er lovligt momsregistreret eller til offentlige virksomheder.

2. Kun til brug for berettiget adgang

2.1 Bekey giver kun adgang til at anvende Bekeys digitale nøgleløsning for virksomheder, der opfylder én ud af følgende to betingelser.

2.1.1 Virksomheden har efter lovgivningen ret til adgang til opgangens brevkasse-anlæg, jf. bekendtgørelse om postbefordring § 9, stk. 3, der har følgende ordlyd:

“Det påhviler ejeren at opstille brevkasseanlæg og at give postvirksomheder adgang til anlægget. Hvis sådan adgang alene kan gives ved hjælp af nøgler, elektroniske nøglekort, koder eller lignende, har postvirksomheder ret til at få udleveret sådanne mod betaling af de direkte omkostninger til nøglerne, nøglekortene eller lignende.”

Som postvirksomvirksomhed henregnes blandt andet PostNord, Bladkompagniet A/S og FK Distribution A/S.

Eller:

2.1.2 Virksomheden leverer forsendelser, varer eller tjenesteydelser til beboere eller virksomheder med adresse i opgangen eller til ejendommens ejer eller administrator. Sådanne virksomheder er blandt andet FK Distribution A/S, Aarstiderne A/S m.fl.

3. Kun adgang i nødvendigt omfang

3.1 Bekey giver kun adgang til at anvende Bekeys digitale nøgleløsning til de berørte virksomheder i det omfang det er nødvendigt for de pågældende virksomheder at udføre deres virksomhed, herunder levere forsendelser, varer eller tjenesteydelser.

Almindelige betingelser


De almindelige betingelser er gældende for opgangsejere der har indgået aftale med Bekey.



1. Aftalens parter og omfang

1.1 Aftalens parter er Bekey A/S, CVR nr. 27507980, Gladsaxe Møllevej 28, 2860 Søborg (“Bekey”) og den opgangsejer, der er anført på aftalebrevet (“Opgangsejeren”), (hver især benævnt “Part” og tilsammen benævnt “Parterne”).

1.2 Denne aftale (“Aftalen”) består af (1) Aftalebrevet, (2) disse Almindelige Betingelser og (3) Bekeys Adgangspolitik.

1.3 Alle henvendelser til Bekey i forbindelse med denne Aftale skal sendes via e-mail til OPG@bekey.dk eller med fysisk post til ovenstående adresse.

2. Bekey systemet

2.1 Bekey leverer og installerer gratis en eller flere digitale låseenheder (“SmartRelay”) i dørtelefonanlægget i Opgangsejerens opgangsdør(e).

2.2 Bekey kan digitalt tildele nøgler, så postvirksomheder, distributører og andre med et legitimt ærinde kan få adgang til opgangsdøren. Tildelingen af elektroniske nøgler sker i henhold til Bekeys Adgangspolitik.

2.3 Med Bekeys app installeret på en mobiltelefon kan postvirksomheden eller distributøren m.v. låse opgangsdøren op.

3. Opsætning og installation

3.1 Opsætningen og installationen af SmartRelay’et foretages af Bekey og er gratis for Opgangsejeren.

3.2 Bekey garanterer, at opsætningen og installationen af SmartRelay’et sker i overensstemmelse med gældende branchestandarder og sikkerhedsforskrifter.

3.3 Bekey garanterer, at installationen af SmartRelay’et ikke ændrer eller begrænser muligheden for på sædvanlig vis at anvende fysiske nøgler til åbning af opgangsdørene eller til at anvende dørtelefonanlægget på sædvanlig måde.

3.4 Installationen af SmartRelay’et kan normalt foretages uden, at Bekey skal have adgang til opgangen. Såfremt det alligevel er nødvendigt at komme ind, skal Opgangsejeren give Bekey den nødvendige adgang på hverdage inden for normal arbejdstid.

3.5 SmartRelay’et tilsluttes dørtelefonanlæggets strømforsyning.

4. Drift og vedligeholdelse

4.1 Bekey driver og vedligeholder Bekey Systemet uden forpligtelser for Opgangsejeren eller ejendomsadministratoren.

4.2 Opgangsejeren skal dog give besked til Bekey, hvis opgangens dørtelefonanlæg skal udskiftes eller ændres, så Bekey kan geninstallere SmartRelay’et eller på anden måde sikre, at Bekey Systemet fortsat kan anvendes.

4.3 Opgangsejeren betaler kun for SmartRelay’ets strømforbrug. SmartRelay’et forbruger 20 mA pr. åbning, hvilket svarer til en omkostning til elektricitet på ca. 3 kr. om året ved én åbning pr. dag (beregnet ud fra Forsyning Helsingørs elpriser i maj 2019).

5. Opgangsejerens brug af Bekey systemet

5.1 Ejendomsretten til SmartRelay’et tilhører Bekey.

5.2 Opgangsejeren erhverver ingen brugsret eller licens til at anvende Bekey Systemet. Hvis Opgangsejeren ønsker selv at kunne tildele digitale nøgler til opgangsdøren eller til at kunne låse opgangsdøren op med Bekeys app, skal Opgangsejeren indgå en særskilt skriftlig aftale med Bekey.

6. Logs

6.1 Opgangsejeren kan til enhver tid se, hvilke virksomheder eller myndigheder, der kan benytte sig af BEKEY Systemet til at få adgang til Opgangsejerens opgange, på www.BEKEY.dk.

6.2 Når nogen benytter sig af BEKEY Systemet til at få adgang til en opgangsdør, bliver det logget af BEKEY. Loggene bliver slettet efter 36 måneder. Det er ikke muligt at få loggene udleveret efter, at loggene er blevet slettet.

6.3 På Opgangsejerens skriftlige anmodning kan BEKEY udlevere logs til Opgangsejeren. De udleverede logs indeholder oplysninger om, hvilke virksomheder eller myndigheder, som inden for et givent tidsrum har benyttet BEKEY Systemet til at få adgang til en bestemt opgang på hvilke tidspunkter.

6.4 Opgangsejerens anmodning skal angive, (i) hvilken periode der ønskes udleveret logs for (dog maks. 1 uge pr. anmodning), (ii) hvilken opgang anmodningen drejer sig om samt (iii) formålet med anmodningen, herunder særligt om anmodningen skyldes mistanke om, at der er begået et strafbart forhold af en person, der har benyttet sig af Bekey Systemet.

6.5 Bekey kan betinge udleveringen af logs af, at Opgangsejeren sender dokumentation for, (i) at Opgangsejeren (fortsat) har ret til at disponere over den opgang, som anmodningen vedrører, samt (ii) at den person, der fremsætter anmodningen, personligt er bemyndiget hertil af Opgangsejeren.

6.6 Udleveringen af logs til Opgangsejeren koster 750 kr. + moms, i alt 937,50 kr. inkl. moms, som Bekey kan kræve, at Opgangsejeren indbetaler til Bekey inden udleveringen.

6.7 Bekey forbeholder sig retten til at afvise at udlevere logs, hvis Bekey vurderer, at dette kan være i strid med loven, herunder databeskyttelseslovgivningen, eller hvis der er mistanke om misbrug eller chikane.

7. Ansvar

7.1 Bekey er kun ansvarlig for egne fejl.

7.2 Bekey er ikke ansvarlig for gene, skade eller tab, der påføres Opgangsejeren, ejendomsadministratoren og/eller opgangens beboere eller brugere af dem, der køber adgang til opgangen med Bekey Systemet eller af disses medarbejdere.

7.3 Bekey er ikke ansvarlig for indirekte tab, og Bekeys erstatningsansvar kan aldrig overstige 100.000 kr.

8. Fortrydelse

8.1 Såfremt Opgangsejeren er en forbruger, kan Opgangsejeren fortryde indgåelsen af denne Aftale i en periode på 14 dage efter indgåelsen.

8.2 Meddelelse om fortrydelse skal i så fald sendes til OPG@bekey.dk, således at meddelelsen er kommet frem inden fristens udløb.

9. Ændring

9.1 Bekey kan ændre denne Aftale, inkl. Bekeys Adgangspolitik, med 30 dages skriftligt varsel.

9.2 Det skriftlige varsel skal indeholde oplysninger om eller en fremhævelse af de væsentligste ændringer i Aftalen, som må antages at have væsentlig betydning for Opgangsejeren.

9.3 Såfremt Opgangsejeren ikke ønsker at acceptere en varslet ændring, har Opgangsejeren ret til at bringe denne Aftale til ophør pr. det varslede ikrafttrædelsestidspunkt af de varslede ændringer ved at give Bekey besked herom senest 14 dage efter Bekeys afgivelse af varslingen. Hvis Bekey ikke modtager Opgangsejerens opsigelse rettidigt, er Opgangsejeren bundet af den varslede ændring.

10. Ophør

10.1 Denne Aftale kan af hver af Parterne opsiges med 6 måneders skriftligt varsel til udgangen af en måned, jf. dog 10.2.

10.2 Såfremt Opgangsejeren er en forbruger, er Aftalen uopsigelig for begge Parter i 5 måneder efter Aftalens indgåelse, jf. dog 10.3, hvorefter Aftalen kan opsiges af begge Parter med 1 måneds varsel til udgangen af en måned.

10.3 Såfremt opgangen anvendes til formål, der i almindelig anseelse er egnet til at nedsætte Bekeys omdømme, kan Bekey bringe denne Aftale til ophør med omgående varsel.

10.4 Ved Aftalens ophør er Bekey berettiget, men ikke forpligtet til, at nedtage og fjerne SmartRelay’et. Bekey kan dog enten af egen drift eller efter anmodning fra Opgangsejeren deaktivere SmartRelay’et ved Aftalens ophør.

11. Overdragelse

11.1 Opgangsejeren kan ikke overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til Aftalen uden Bekeys forudgående skriftlige samtykke.

11.2 Bekey kan overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til Aftalen uden Opgangsejerens samtykke.

Privatlivspolitik




1. Beskyttelse af dit privatliv

Bekey A/S (herefter “Bekey”) tager behandling af dine persondata alvorligt. Vi sikrer rimelig og gennemsigtig databehandling i overensstemmelse med gældende regler om behandling af persondata.

Vi behandler persondata og har derfor vedtaget denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine data, når du bl.a. bruger www.bekey.dk og vores software-as-a-service-løsning – uagtet om det sker gennem mobilapplikationer eller desktop browser.

Privatlivsbeskyttelsespolitikken dækker de tre grupper:
– Kunder (typisk privatpersoner) der anvender Netkey Lite
– Brugere, der har fået en nøgle via Netkey Lite kunder til Bekeys løsning
– Potentielle kunder, der henvender sig enten via hjemmeside eller på anden vis.

Bekey er dataansvarlig ift. alle tre grupper, og vi sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Vi tilbyder nøglesystemer til både private og erhvervskunder. Denne privatlivspolitik fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger om vores private kunder, der får deres adresse tilkoblet nøglesystemet, og brugere, som via tilkobling til vores kundes nøglesystem, har en digital nøgle, samt alle potentielle og tidligere kunder, der registreres i vores kundearkiv.

Ift erhvervsdrivende kunder er Bekey også databehandler – se afsnit 6.2.

2. Dataansvar og kontaktoplysninger

Bekey er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Vi kan kontaktes via følgende oplysninger:

Bekey A/S
CVR. nr. 27 50 79 80
Gladsaxe Møllevej 28
2860 Søborg

E-mail: drift@bekey.dk
Telefon: 43 43 99 90

Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine personoplysninger, er du til enhver tid velkommen til at kontakte os herom.

3. Formål og retsgrundlag for behandling

3.1 Formål
Formålet med vores behandling af dine personoplysninger er følgende:
– Facilitere en effektiv og succesfuld anvendelse af vores system som følge af et eksisterende kundeforhold
– Facilitere en effektiv og succesfuld anvendelse af vores system som bruger
– Facilitere en kommunikation på baggrund af din egen henvendelse
– Tilbyde relevante services ifm ovenstående tre punkter
– Råd og vejledning ifm Bekeys løsning

3.2 Retsgrundlag
Vi skal oplyse dig om retsgrundlaget for behandling af dine oplysninger. Det er følgende:
– Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a om samtykke
– Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b om nødvendig behandling for at opfylde en aftale med den registrerede eller med henblik på indgåelse af aftale med den registrerede

4. Vi behandler følgende oplysninger om dig

Vi anvender data om dig for at gøre vores service bedre og sikre kvalitet i vores produkter og tjenester samt i vores kontakt med dig.

De persondata vi behandler for vores private kunder, som er tilkoblet nøglesystemet:
– Almindelige kontaktoplysninger om kunder
– Oplysninger om køb
– Kundehenvendelser
– Adresse
– Navne på dørenhed

De persondata vi behandler i forhold til brugere som via tilkobling til vores kundes nøglesystem har en digital nøgle:
– Brugernavn
– Personnavn
– Telefonnummer
– IP-adresse
– Adresse og tidspunkt for anvendelse af den digitale nøgle
– Korrespondance relateret til brugere.

Det er nødvendigt for os at registrere ovennævnte oplysninger, for at kunne opfylde vores kontrakt med vores kunde om levering af nøglesystem på adressen med mulighed for tilkobling af brugere. Oplysninger om brugere modtager vi fra kunden.

De persondata vi behandler i forhold til potentielle kunder som via vores hjemmeside eller på anden vis har henvendt sig til Bekey:
– Personnavn
– Telefonnummer
– E-mailadresse
– Korrespondance relateret til henvendelsen

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun nødvendige persondata
Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.

Mulighed for at kontrollere og opdatere dine persondata
For at de indsamlede data ikke er urigtige eller vildledende er det vigtigt at du sikrer dig at dine indtastede oplysninger er korrekte. Som privat kunde og bruger har du selv fuld adgang til at editere/korrigere i de persondata du selv har indtastet. Med undtagelse af telefonnummer – her skal du henvende dig til Bekey for at få korrigeret urigtige oplysninger.

Da vores service er afhængig af, at de brugerindtastede persondata er korrekte og opdaterede, beder vi dig kontrollere og eventuelt opdatere dine indtastede persondata regelmæssigt.

Vi indsamler anonymiserede data på baggrund af de registrerede persondata
Bekey indsamler løbende data i anonymiseret eller pseudonymiseret form – baseret på de registrerede persondata og systemindsamlede data. Det kan eksempelvis være en registrering af, at en kunde har set på en annonce indenfor et givet tidsrum. Det er ikke muligt ud fra de anonymiserede data at fremsøge, hvem den pågældende kunde er – og der er derfor ikke nogen personfølsomme oplysninger forbundet med denne registrering.

Vi indhenter dit samtykke, inden vi behandler dine persondata
Vi indhenter dit samtykke, inden vi behandler dine persondata til de formål, der er beskrevet ovenfor, med mindre vi har et lovligt grundlag for at indhente dem. Vi oplyser dig om et sådant grundlag og om vores legitime interesse i at behandle dine persondata.

Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage – denne tilbagetrækning kan gennemføres online via kontaktformularen på www.bekey.dk.

Hvis vi ønsker at anvende dine persondata til et andet formål end det oprindelige, oplyser vi dig om det nye formål og beder om dit samtykke, før vi påbegynder databehandlingen. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for den nye behandling, oplyser vi dig om dette.

Det er ikke muligt for Bekey at identificere en evt. brugers alder i vores løsning. Eftersom vores produkter og tjenester forudsætter, at brugeren både har en telefon, app, er oprettet som bruger og har tildelt nøgle® af en administrator, som har monteret vores dørenhed, foreligger der en klar formodning for at barnets værge har samtykket til brugen af vores løsning. Derfor vurderes det, at der ikke er behov for et særligt samtykke fra en forælder.

Vi videregiver ikke dine persondata uden dit samtykke
Hvis vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere og aktører, bl.a. til brug for markedsføring, indhenter vi dit samtykke og informerer om, hvad dine data vil blive brugt til. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne form for videregivelse. Dette gøres online ved at framelde samtykke hertil.

Vi indhenter dit samtykke, før vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere i tredjelande. Hvis vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere i tredjelande, er vi sikre på, at deres niveau for persondatabeskyttelse passer til de krav, vi har opstillet i denne politik efter gældende lovgivning. Vi stiller bl.a. krav til behandlingen af data, til informationssikkerheden og til opfyldelse af de rettigheder, du har i forhold til fx at modsætte dig profilering og indgive klage til Datatilsynet.

Vi indhenter ikke dit samtykke, hvis vi er retligt forpligtet til at videregive dine persondata, fx som led i indberetning til en myndighed.

Samtykke – og tilknyttede funktioner
Der er reelt set tale om et sæt af samtykker, som er tilpasset de enkelte services hos Bekey.

Ved at give samtykke til forretningsbetingelserne gives det grundlæggende samtykke til Bekeys privatlivspolitik, og samtidig gives der samtykke til at Bekey kan benytte den tilknyttede email-adresse til fremsendelse af de såkaldte transaktions-mails. Dette omfatter:
– Mails til bekræftelse af aftalen
– Mails til bekræftelse af betalinger ifm aftalen
– Mails til skift af password
– Andre mails, som er nødvendige for at kunne fortsætte aftalen

Disse mails kan ikke afmeldes – med mindre aftalen bringes til ophør.

I forbindelse med brugen af Bekeys services kan du vælge at bruge forskellige funktioner såsom ”freshdesk” og ”kontaktformular”, som også resulterer i fremsendelse af emails til din angivne mailadresse. Hvis du ikke ønsker disse funktionsmails, skal du undlade at bruge den pågældende funktion, da servicefunktionen betinger muligheden for at kunne kommunikere via mail.

Bekey giver desuden mulighed for at tilvælge muligheden for at modtage nyhedsmails, hvor Bekey fremsender information om nyheder, events, tips og lign. som kan være en hjælp for dig som kunde og bruger. Eftersom de ikke er specifikt tilknyttet den service du selv har valgt at indgå aftale med Bekey om, skal det være muligt at fravælge disse mails, og de er default deaktiveret.

Cookies, formål og relevans
Hvis vi placerer cookies, bliver du informeret om anvendelsen og formålet med at indsamle data via cookies.

Vi indhenter dit samtykke ift. cookies
Før vi placerer cookies på dit udstyr, beder vi om dit samtykke. Nødvendige cookies til sikring af funktionalitet og indstillinger kan dog anvendes uden dit samtykke.

Du kan få flere oplysninger på vores hjemmeside om vores brug af cookies, og om hvordan du kan slette eller afvise dem.

5. Sikkerhed

Vi beskytter dine persondata og har interne regler om informationssikkerhed

Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata og data, der afdækker oplysninger om personlige interesser og vaner. For at undgå datatab tager vi løbende back up af vores datasæt. Vi beskytter også fortroligheden og autenticiteten af dine data ved hjælp af kryptering.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt, som krævet i persondataforordningens artikel 34.

For at beskytte dig mod, at uvedkommende får adgang til dine persondata, benytter vi tekniske løsninger, der automatisk sikrer, at data kun er tilgængelige for relevante medarbejdere.

6. Samarbejdspartnere

Videregivelse
Vi videregiver alene dine data til samarbejdspartnere, hvis vi har modtaget dit samtykke hertil, eller hvis der er tale om nødvendige samarbejdspartnere for at opfylde en kontrakt med dig.

Disse nødvendige samarbejdspartnere kan ses her:
– Aktuelt videregives der ikke data til nogen samarbejdspartnere

6.1 Databehandlere
For at kunne yde dig den bedste service anvender Bekey følgende databehandlere:

Hosting leverandører/Back-up:
– Amazon Web Services EMEA SARL
– Hetzner Online GmbH
– OVH Hosting Ltd

IT-udvikling og support:
– FK Distribution A/S
– Technology Staffing Corporation (Go Interactive)
– Cekura A/S
– FreshDesk (FreshWorks) Inc.
– Google Ireland Limited

Administration:
– Twilio Inc.

6.2 Databehandleraftale med Bekey
Virksomheder, herunder offentlige virksomheder, som bruger Bekeys løsning skal indgå en særlig databehandleraftale med Bekey. Denne aftale er påkrævet ifølge Persondataforordningen, og skal sikre, at Kunden overholder kravene i forhold til behandling af de til kontrakten nødvendige persondataoplysninger.

7. Overførsel til tredjeland

Vi vil overføre dine personoplysninger til modtagere uden for EU og EØS.

Overførslen vil ske til USA og Ukraine, som ikke er kategoriserede som sikre tredjelande efter Persondatareglerne.

Overførslen til USA sker via vores databehandler FreshWorks Inc. Overførselsgrundlaget er Privacy Shield, som du vil kunne modtage en liste af ved at henvende dig til os, jf. punkt 2 oven for.

Overførslen til Ukraine sker via vores databehandler Technology Staffing Corporation (Go Interactive). Overførselsgrundlaget er en indgået Standard Contract Clause, som du vil kunne modtage en kopi af ved at henvende dig til os, jf. punkt 2 ovenfor.

8. Sletning

Vi opbevarer dine oplysninger, så længe det er nødvendigt for opfyldelse af kundeforholdet og i op til 5 år herefter, og/eller for opfyldelse af relevant lovgivning, herunder særligt bogføringslovens regler om opbevaring af bogføringsmateriale i 5 år samt indeværende regnskabsår.

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine data. Der gælder følgende generelle sletteregler:

1 års regel. Såfremt en bruger ophører med at anvende Netkey Lite løsningen og ikke administrerer en dørenhed, vil vi senest 12 måneder efter ophørt anvendelse slette de persondata.
Såfremt du administrerer en dørenhed, vil Bekey ikke slette din profil, da dette vil skabe en sikkerhedsbrist, idet enheden så vil kunne blive tilknyttet en anden bruger uden dit samtykke. Dette kan du selv modvirke ved at afmontere enheden, da du så ikke længere vil fremgå som administrator og vil kunne slettes efter punkt 1.
Retten til at blive glemt.
Med denne funktion kan du initiere en slette-proces, hvor Bekey igangsætter sletning af de persondata, som ikke er omfattet af ovenstående regler. Såfremt der ikke er indgået nogle aftaler med Bekey (svarende til, at du endnu ikke har anvendt Bekeys løsning), så betyder denne slette-proces, at vi sletter alt det vi har registreret om dig.
Selve slette-processen kan vare op til 30 dage.
Bekey sletter ikke persondata i anonymiseret eller pseudonymiseret form.

9. Dine rettigheder

9.1 Kontaktoplysninger, hvis du vil benytte dine rettigheder

Såfremt du ønsker at gøre brug af nedenstående rettigheder, skal du kontakte os gennem de kontaktoplysninger, som er oplistet øverst i privatlivspolitikken.

Vi behandler og svarer på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned, efter at vi har modtaget din henvendelse, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for en måned. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. persondataforordningens artikel 12.

9.2 Ret til indsigt i personoplysninger

Du har til en enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data i Danmark og i udlandet. Dette er beskrevet her i vores privatlivspolitik.

9.3 Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet.

Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet jf. persondataforordningens artikel 16 og 17.

Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet – dette kan ske online. Du kan ligeledes kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Sletning eller berigtigelsen vil dog ikke ske, såfremt Bekey er retligt forpligtet til at opbevare alle eller dele af dine persondata, eller det er nødvendigt at opbevare disse persondata, for at et retskrav kan fastlægges eller forsvares. I så fald vil Bekey kun opbevare de oplysninger, som Bekey er retlig forpligtet eller berettiget til og vil slette øvrige persondata om dig.

9.4 Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata.

Du har ret til at få begrænset Bekeys behandling af dine personoplysninger i følgende tilfælde, jf. persondataforordningens artikel 18:

Mens Bekey behandler en indsigelse, som du har gjort imod rigtigheden af de persondata, som Bekey behandler om dig eller imod lovligheden af behandlingen. Begrænsningen af behandlingen gælder indtil, at Bekey har færdigbehandlet din indsigelse.
Bekeys behandling er ulovlig, men du ønsker ikke sletning af oplysningerne, men derimod alene, at anvendelsen af persondatene begrænses.
Du kan selv aktivere denne begrænsning. Dette kan enten ske ved at anmode om en inaktivering eller en sletning.

9.5 Dataportabilitet

Eftersom vores behandling af dine personoplysninger baserer sig på samtykke eller en kontrakt, og vores behandling er foretaget automatisk, har du ret til dataportabilitet.

Retten til dataportabilitet indebærer, at du har ret til at få tilsendt de persondata, som du har oplyst til os i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, som du har ret til at overføre til en anden tjenesteyder, jf. persondataforordningens artikel 20.

Hvis du ønsker at bruge denne ret til dataportabilitet, kan du selv via www.bekey.dk initiere en fremsendelse af de registrerede persondata fra os i et almindeligt anvendt format.

9.6 Indsigelse

Du har ret at til at gøre indsigelse imod Bekeys behandling af dine persondata, hvis behandling sker efter reglerne i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra e eller litra f.

Bekey må efter en indsigelse ikke længere behandle personoplysningerne, medmindre Bekey påviser vægtige legitime grunde til behandlingen, der går forud for registreredes interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. persondataforordningens artikel 21.

Du har også ret til at gøre indsigelse imod Bekeys behandling af dine persondata, hvis behandlingen sker til direkte markedsføring, herunder profilering, jf. persondataforordningens artikel 21. Efter en indsigelse må Bekey ikke længere behandle dine persondata til dette formål.

9.7 Tilbagekaldelse af samtykke(r)

Eftersom vi baserer vores behandling på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke til Bekeys behandling af dine persondata helt eller delvist tilbage, jf. persondataforordningens artikel 7.

Hvis du trækker dit samtykke, vil Bekey ophøre med at behandle de persondata, som du har tilbagekaldt dit samtykke i relation til, medmindre Bekey er retligt forpligtet eller berettiget til at opbevare alle eller dele af dine persondata. I så fald vil Bekey kun opbevare de oplysninger, som Bekey er retlig forpligtet til, og vil slette øvrige persondata om dig. Din tilbagetrækning af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som Bekey har foretaget, indtil din tilbagetrækning af samtykket

10. Klage

Såfremt du ønsker at klage over Bekeys behandling af dine personoplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet, som har følgende kontaktoplysninger:

Datatilsynet
Adresse: Borgergade 28, 5, 1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Telefonnr.: + 45 33 19 32 00
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk


Privatlivspolitik ved rekruttering




1. Beskyttelse af dit privatliv

Vi tager behandling af dine personoplysninger alvorligt. Vi sikrer rimelig og gennemsigtig databehandling i overensstemmelse med gældende regler om behandling af personoplysninger.

Denne privatlivspolitik fortæller, hvordan Bekey A/S behandler personoplysninger om jobansøgere i forbindelse med uopfordrede ansøgere, ansøgninger via vores webportal og i forbindelse med øvrig rekruttering, herunder via rekrutteringsbureauer.

Tillige har vi i privatlivspolitikken beskrevet, hvorledes oplysninger om referencepersoner behandles.

Vi opfordrer i øvrigt vores ansøgere til ikke at sende os følsomme oplysninger i forbindelse med rekrutteringen, herunder oplysninger om helbred.

2. Dataansvar og kontaktoplysninger

FK Distribution A/S varetager rekrutteringen på vegne af Bekey A/S.

Bekey A/S er dataansvarlig for de personoplysninger, der er modtaget og registreret om ansøgere i forbindelse med jobansøgninger og rekrutteringer i dette selskab.

Bekey A/S kan kontaktes via følgende oplysninger:

FK Distribution A/S
Bredebjergvej 6
2630 Taastrup

Telefon nr.: 4343 9900
Mail: fkhr@fk.dk

 Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine personoplysninger, er du til enhver tid velkommen til at kontakte os herom.

3. Vi behandler følgende oplysninger om dig

Vi behandler følgende såkaldte almindelige oplysninger om dig, som vi enten har modtaget fra dig selv, dine referencer eller fundet via sociale medier som fx LinkedIn eller via øvrige relevante søgninger på internettet:

  • Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, stilling
  • Oplysninger om kvalifikationer og kompetencer, dvs. uddannelse, eksamensbeviser, kurser, certificeringer, erhvervserfaring, sprogkundskaber og lignende
  • Foto (hvis medsendt af ansøger)
  • Referencer og kontaktoplysninger om disse (navn, telefonnummer og e-mail)
  • Videoer optaget af dig selv
  • Offentligt tilgængelige oplysninger på sociale medier om ansøgeren, herunder LinkedIn (sådanne oplysninger noteres og gemmes ikke)
    Evalueringsnoter og noter fra samtaler noteret af virksomhedens deltagere i rekrutteringen (leder og HR personale), herunder oplysninger om løn/lønforventning
  • Tests – færdighedstest og personlighedstest
  • Eventuelle noter fra samtaler med referencer (som alene kontaktes efter samtykke)
  • Eventuelle oplysninger om kandidater modtaget fra rekrutteringsbureauer efter samtykke fra kandidaten
4. Formål og retsgrundlag for behandling

4.1 Formål

Formålet med vores behandling af dine personoplysninger er rekruttering til Bekey A/S.

Vi behandler kun dine personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil oplysningerne er indsamlet.

Hvis det er sagligt i forhold til den stilling, du søger, og du har samtykket hertil, beder vi dig forevise os din straffeattest. Vi opbevarer ikke din straffeattest, men noterer alene, om vi har fået forevist en tilfredsstillende straffeattest i forhold til den pågældende stilling.

4.2 Retsgrundlag

Vi skal oplyse dig om vores retsgrundlag for behandling af dine oplysninger. Det er følgende:

  • Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b om nødvendig behandling med henblik på indgåelse af aftale med den registrerede eller for at opfylde en aftale med den registrerede.
  • Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a om samtykke f.s.v.a. tests og straffeattest (forevisning).
  • Datebeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f om legitim interesse, hvor FK Distribution A/S’ legitime interesse er at besætte ledige stillinger med kvalificerede ansøgere.
5. Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi videregiver ikke dine personoplysninger til tredjepart i forbindelse med rekrutterings­processen uden dit samtykke.

Hvis vi har modtaget dit samtykke hertil, kan vi videregive dine oplysninger;

  • i forbindelse med indhentning af referencer, og
  • til navngivne koncernselskaber med henblik på en rekrutteringsproces i det pågældende selskab.

Vi bruger følgende databehandlere ved rekruttering:

  • Mailudbydere, rekrutteringssystem, testsystemer og eventuelt rekrutteringsbureauer (sidstnævnte vil oftest selv være selvstændige dataansvarlige).
6. Referencepersoner

Vi behandler kontaktoplysninger om referencepersoner, såfremt du har angivet disse i forbindelse med din ansøgning eller giver os et konkret samtykke til at kontakte referencepersoner. Disse oplysninger videregives ikke og behandles af de ovenfor nævnte databehandlere i relevant omfang. Oplysningerne slettes på samme tidspunkt som ansøgningen.

7. Sletning

Personoplysninger om ansøgere, som har fået afslag på ansættelse, slettes hurtigst muligt og senest 6 måneder efter afslaget. Det inkluderer selve ansøgningen, alle fysiske og elektroniske kopier af CV’et og øvrige dokumenter/billeder modtaget i forbindelse med ansøgningen samt interne mails, noter og lignende samt testresultater.

Personoplysninger om ansøgere, der er blevet ansat, herunder CV, eksamensbevis eller lign., opbevares, så længe de pågældende dokumenter er relevante for ansættelsesforholdet, hvilket som udgangspunkt vil være i hele ansættelsesforholdet og 5 år efter ansættelsesforholdets ophør.

8. Dine rettighedder

8.1 Kontaktoplysninger, hvis du vil benytte dine rettigheder

Såfremt du ønsker at gøre brug af nedenstående rettigheder, skal du kontakte os gennem de kontaktoplysninger, som er oplistet øverst i privatlivspolitikken.

  • Ret til indsigt (se personoplysninger): Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Adgangen til indsigt må dog ikke krænke andres rettigheder og frihedsrettigheder.
  • Ret til berigtigelse (rettelse): Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv rettet.
  • Ret til sletning af personoplysninger: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
  • Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
  • Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet): Når vores behandling af dine personoplysninger baserer sig på samtykke eller en kontrakt, og behandlingen er foretaget automatisk, har du ret til dataportabilitet. Denne ret indebærer, at du har ret til at få tilsendt de personoplysninger, som vi behandler om dig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, som du har ret til at overføre til en anden tjenesteyder.
  • Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
  • Ret til at trække samtykke tilbage: Hvis vi baserer vores behandling på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke til Bekey A/S’ behandling af dine personoplysninger helt eller delvist tilbage. Din tilbagetrækning af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som Bekey A/S har foretaget, indtil din tilbagetrækning af samtykket. Hvis du tilbagekalder dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Du kan i øvrigt læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du kan finde på www.datatilsynet.dk.

9. Klage

Såfremt du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet, som har følgende kontaktoplysninger:

Datatilsynet
Adresse: Borgergade 28, 5, 1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Telefonnr.: + 45 33 19 32 00
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk

Fandt du ikke det,
du søgte?

Hvis du har et spørgsmål, du ikke kan finde svaret på her, er du velkommen til at kontakte os.