PRIVATLIVSPOLITIK

For kunder, brugere og personer, hvis adresse er tilkoblet nøglesystemer i private husstande, eller som har henvendt sig direkte til BEKEY via hjemmesiden eller på anden vis.

1. BESKYTTELSE AF DIT PRIVATLIV

Bekey A/S (herefter “Bekey”) tager behandling af dine persondata alvorligt. Vi sikrer rimelig og gennemsigtig databehandling i overensstemmelse med gældende regler om behandling af persondata.

Vi behandler persondata og har derfor vedtaget denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine data, når du bl.a. bruger www.bekey.dk og vores software-as-a-service-løsning – uagtet om det sker gennem mobilapplikationer eller desktop browser.

Privatlivsbeskyttelsespolitikken dækker de tre grupper:
– Kunder (typisk privatpersoner) der anvender NETKEY Lite
– Brugere, der har fået en nøgle via NETKEY Lite kunder til BEKEYs løsning
– Potentielle kunder, der henvender sig enten via hjemmeside eller på anden vis.

BEKEY er dataansvarlig ift. alle tre grupper, og vi sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Vi tilbyder nøglesystemer til både private og erhvervskunder. Denne privatlivspolitik fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger om vores private kunder, der får deres adresse tilkoblet nøglesystemet, og brugere, som via tilkobling til vores kundes nøglesystem, har en digital nøgle, samt alle potentielle og tidligere kunder, der registreres i vores kundearkiv.

Ift erhvervsdrivende kunder er BEKEY også databehandler – se afsnit 6.2.

2. DATAANSVAR OG KONTAKTOPLYSNINGER

BEKEY er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Vi kan kontaktes via følgende oplysninger:

BEKEY A/S

CVR. nr. 27 50 79 80

Gladsaxe Møllevej 28

2860 Søborg

E-mail: drift@bekey.dk

Telefon: 43 43 99 90 

Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine personoplysninger, er du til enhver tid velkommen til at kontakte os herom.

3. FORMÅL OG RETSGRUNDLAG FOR BEHANDLING

3.1 Formål

Formålet med vores behandling af dine personoplysninger er følgende:
– Facilitere en effektiv og succesfuld anvendelse af vores system som følge af et eksisterende kundeforhold
– Facilitere en effektiv og succesfuld anvendelse af vores system som bruger
– Facilitere en kommunikation på baggrund af din egen henvendelse
– Tilbyde relevante services ifm ovenstående tre punkter
– Råd og vejledning ifm BEKEYs løsning

3.2 Retsgrundlag

Vi skal oplyse dig om retsgrundlaget for behandling af dine oplysninger. Det er følgende:
– Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a om samtykke
– Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b om nødvendig behandling for at opfylde en aftale med den registrerede eller med henblik på indgåelse af aftale med den registrerede

4. VI BEHANDLER FØLGENDE OPLYSNINGER OM DIG

Vi anvender data om dig for at gøre vores service bedre og sikre kvalitet i vores produkter og tjenester samt i vores kontakt med dig.

De persondata vi behandler for vores private kunder, som er tilkoblet nøglesystemet:
– Almindelige kontaktoplysninger om kunder
– Oplysninger om køb
– Kundehenvendelser
– Adresse
– Navne på dørenhed

De persondata vi behandler i forhold til brugere som via tilkobling til vores kundes nøglesystem har en digital nøgle:
– Brugernavn
– Personnavn
– Telefonnummer
– IP-adresse
– Adresse og tidspunkt for anvendelse af den digitale nøgle
– Korrespondance relateret til brugere.

Det er nødvendigt for os at registrere ovennævnte oplysninger, for at kunne opfylde vores kontrakt med vores kunde om levering af nøglesystem på adressen med mulighed for tilkobling af brugere. Oplysninger om brugere modtager vi fra kunden.

De persondata vi behandler i forhold til potentielle kunder som via vores hjemmeside eller på anden vis har henvendt sig til BEKEY:
– Personnavn
– Telefonnummer
– E-mailadresse
– Korrespondance relateret til henvendelsen

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun nødvendige persondata
Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.

Mulighed for at kontrollere og opdatere dine persondata
For at de indsamlede data ikke er urigtige eller vildledende er det vigtigt at du sikrer dig at dine indtastede oplysninger er korrekte. Som privat kunde og bruger har du selv fuld adgang til at editere/korrigere i de persondata du selv har indtastet. Med undtagelse af telefonnummer – her skal du henvende dig til BEKEY for at få korrigeret urigtige oplysninger.

Da vores service er afhængig af, at de brugerindtastede persondata er korrekte og opdaterede, beder vi dig kontrollere og eventuelt opdatere dine indtastede persondata regelmæssigt.

Vi indsamler anonymiserede data på baggrund af de registrerede persondata
BEKEY indsamler løbende data i anonymiseret eller pseudonymiseret form – baseret på de registrerede persondata og systemindsamlede data. Det kan eksempelvis være en registrering af, at en kunde har set på en annonce indenfor et givet tidsrum. Det er ikke muligt ud fra de anonymiserede data at fremsøge, hvem den pågældende kunde er – og der er derfor ikke nogen personfølsomme oplysninger forbundet med denne registrering.

Vi indhenter dit samtykke, inden vi behandler dine persondata
Vi indhenter dit samtykke, inden vi behandler dine persondata til de formål, der er beskrevet ovenfor, med mindre vi har et lovligt grundlag for at indhente dem. Vi oplyser dig om et sådant grundlag og om vores legitime interesse i at behandle dine persondata.

Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage – denne tilbagetrækning kan gennemføres online via kontaktformularen på www.bekey.dk.

Hvis vi ønsker at anvende dine persondata til et andet formål end det oprindelige, oplyser vi dig om det nye formål og beder om dit samtykke, før vi påbegynder databehandlingen. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for den nye behandling, oplyser vi dig om dette.

Det er ikke muligt for BEKEY at identificere en evt. brugers alder i vores løsning. Eftersom vores produkter og tjenester forudsætter, at brugeren både har en telefon, app, er oprettet som bruger og har tildelt nøgle® af en administrator, som har monteret vores dørenhed, foreligger der en klar formodning for at barnets værge har samtykket til brugen af vores løsning. Derfor vurderes det, at der ikke er behov for et særligt samtykke fra en forælder. 

Vi videregiver ikke dine persondata uden dit samtykke
Hvis vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere og aktører, bl.a. til brug for markedsføring, indhenter vi dit samtykke og informerer om, hvad dine data vil blive brugt til. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne form for videregivelse. Dette gøres online ved at framelde samtykke hertil.

Vi indhenter dit samtykke, før vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere i tredjelande. Hvis vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere i tredjelande, er vi sikre på, at deres niveau for persondatabeskyttelse passer til de krav, vi har opstillet i denne politik efter gældende lovgivning. Vi stiller bl.a. krav til behandlingen af data, til informationssikkerheden og til opfyldelse af de rettigheder, du har i forhold til fx at modsætte dig profilering og indgive klage til Datatilsynet.  

Vi indhenter ikke dit samtykke, hvis vi er retligt forpligtet til at videregive dine persondata, fx som led i indberetning til en myndighed.

Samtykke – og tilknyttede funktioner
Der er reelt set tale om et sæt af samtykker, som er tilpasset de enkelte services hos BEKEY.

Ved at give samtykke til forretningsbetingelserne gives det grundlæggende samtykke til BEKEYs privatlivspolitik, og samtidig gives der samtykke til at BEKEY kan benytte den tilknyttede email-adresse til fremsendelse af de såkaldte transaktions-mails. Dette omfatter:
– Mails til bekræftelse af aftalen
– Mails til bekræftelse af betalinger ifm aftalen
– Mails til skift af password
– Andre mails, som er nødvendige for at kunne fortsætte aftalen

Disse mails kan ikke afmeldes – med mindre aftalen bringes til ophør.

I forbindelse med brugen af BEKEYs services kan du vælge at bruge forskellige funktioner såsom ”freshdesk” og ”kontaktformular”, som også resulterer i fremsendelse af emails til din angivne mailadresse. Hvis du ikke ønsker disse funktionsmails, skal du undlade at bruge den pågældende funktion, da servicefunktionen betinger muligheden for at kunne kommunikere via mail.

BEKEY giver desuden mulighed for at tilvælge muligheden for at modtage nyhedsmails, hvor BEKEY fremsender information om nyheder, events, tips og lign. som kan være en hjælp for dig som kunde og bruger. Eftersom de ikke er specifikt tilknyttet den service du selv har valgt at indgå aftale med BEKEY om, skal det være muligt at fravælge disse mails, og de er default deaktiveret.

Cookies, formål og relevans
Hvis vi placerer cookies, bliver du informeret om anvendelsen og formålet med at indsamle data via cookies.

Vi indhenter dit samtykke ift. cookies
Før vi placerer cookies på dit udstyr, beder vi om dit samtykke. Nødvendige cookies til sikring af funktionalitet og indstillinger kan dog anvendes uden dit samtykke.

Du kan få flere oplysninger på vores hjemmeside om vores brug af cookies, og om hvordan du kan slette eller afvise dem.

5. SIKKERHED

Vi beskytter dine persondata og har interne regler om informationssikkerhed

Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata og data, der afdækker oplysninger om personlige interesser og vaner. For at undgå datatab tager vi løbende back up af vores datasæt. Vi beskytter også fortroligheden og autenticiteten af dine data ved hjælp af kryptering.   

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt, som krævet i persondataforordningens artikel 34.

For at beskytte dig mod, at uvedkommende får adgang til dine persondata, benytter vi tekniske løsninger, der automatisk sikrer, at data kun er tilgængelige for relevante medarbejdere.   

6. SAMARBEJDSPARTNERE

Videregivelse
Vi videregiver alene dine data til samarbejdspartnere, hvis vi har modtaget dit samtykke hertil, eller hvis der er tale om nødvendige samarbejdspartnere for at opfylde en kontrakt med dig.

Disse nødvendige samarbejdspartnere kan ses her:
– Aktuelt videregives der ikke data til nogen samarbejdspartnere

6.1 Databehandlere
For at kunne yde dig den bedste service anvender Bekey følgende databehandlere:

Hosting leverandører/Back-up:
– Amazon Web Services EMEA SARL
– Hetzner Online GmbH
– OVH Hosting Ltd

IT-udvikling og support:
– FK Distribution A/S
– Technology Staffing Corporation (Go Interactive)
– Cekura A/S
– FreshDesk (FreshWorks) Inc.
– Google Ireland Limited

Administration:
– Twilio Inc.

6.2 Databehandleraftale med BEKEY
Virksomheder, herunder offentlige virksomheder, som bruger BEKEYs løsning skal indgå en særlig databehandleraftale med BEKEY. Denne aftale er påkrævet ifølge Persondataforordningen, og skal sikre, at Kunden overholder kravene i forhold til behandling af de til kontrakten nødvendige persondataoplysninger.

7. OVERFØRSEL TIL TREDJELAND

Vi vil overføre dine personoplysninger til modtagere uden for EU og EØS.

Overførslen vil ske til USA og Ukraine, som ikke er kategoriserede som sikre tredjelande efter Persondatareglerne.

Overførslen til USA sker via vores databehandler FreshWorks Inc. Overførselsgrundlaget er Privacy Shield, som du vil kunne modtage en liste af ved at henvende dig til os, jf. punkt 2 oven for.

Overførslen til Ukraine sker via vores databehandler Technology Staffing Corporation (Go Interactive). Overførselsgrundlaget er en indgået Standard Contract Clause, som du vil kunne modtage en kopi af ved at henvende dig til os, jf. punkt 2 ovenfor.

8. SLETNING

Vi opbevarer dine oplysninger, så længe det er nødvendigt for opfyldelse af kundeforholdet og i op til 5 år herefter, og/eller for opfyldelse af relevant lovgivning, herunder særligt bogføringslovens regler om opbevaring af bogføringsmateriale i 5 år samt indeværende regnskabsår.

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine data. Der gælder følgende generelle sletteregler:

  •  1 års regel. Såfremt en bruger ophører med at anvende NETKEY Lite løsningen og ikke administrerer en dørenhed, vil vi senest 12 måneder efter ophørt anvendelse slette de persondata.
  • Såfremt du administrerer en dørenhed, vil BEKEY ikke slette din profil, da dette vil skabe en sikkerhedsbrist, idet enheden så vil kunne blive tilknyttet en anden bruger uden dit samtykke. Dette kan du selv modvirke ved at afmontere enheden, da du så ikke længere vil fremgå som administrator og vil kunne slettes efter punkt 1.
  • Retten til at blive glemt.
    Med denne funktion kan du initiere en slette-proces, hvor BEKEY igangsætter sletning af de persondata, som ikke er omfattet af ovenstående regler. Såfremt der ikke er indgået nogle aftaler med BEKEY (svarende til, at du endnu ikke har anvendt BEKEYs løsning), så betyder denne slette-proces, at vi sletter alt det vi har registreret om dig.
  • Selve slette-processen kan vare op til 30 dage.
  • BEKEY sletter ikke persondata i anonymiseret eller pseudonymiseret form.

9. DINE RETTIGHEDER

9.1 Kontaktoplysninger, hvis du vil benytte dine rettigheder

Såfremt du ønsker at gøre brug af nedenstående rettigheder, skal du kontakte os gennem de kontaktoplysninger, som er oplistet øverst i privatlivspolitikken.

Vi behandler og svarer på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned, efter at vi har modtaget din henvendelse, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for en måned. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. persondataforordningens artikel 12.

9.2 Ret til indsigt i personoplysninger

Du har til en enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data i Danmark og i udlandet. Dette er beskrevet her i vores privatlivspolitik.

9.3 Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet.

Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet jf. persondataforordningens artikel 16 og 17.

Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet – dette kan ske online. Du kan ligeledes kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Sletning eller berigtigelsen vil dog ikke ske, såfremt BEKEY er retligt forpligtet til at opbevare alle eller dele af dine persondata, eller det er nødvendigt at opbevare disse persondata, for at et retskrav kan fastlægges eller forsvares. I så fald vil BEKEY kun opbevare de oplysninger, som BEKEY er retlig forpligtet eller berettiget til og vil slette øvrige persondata om dig.

9.4 Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata.

Du har ret til at få begrænset BEKEYs behandling af dine personoplysninger i følgende tilfælde, jf. persondataforordningens artikel 18:

  • Mens BEKEY behandler en indsigelse, som du har gjort imod rigtigheden af de persondata, som BEKEY behandler om dig eller imod lovligheden af behandlingen. Begrænsningen af behandlingen gælder indtil, at BEKEY har færdigbehandlet din indsigelse.
  • BEKEYs behandling er ulovlig, men du ønsker ikke sletning af oplysningerne, men derimod alene, at anvendelsen af persondatene begrænses.

Du kan selv aktivere denne begrænsning. Dette kan enten ske ved at anmode om en inaktivering eller en sletning. 

9.5 Dataportabilitet

Eftersom vores behandling af dine personoplysninger baserer sig på samtykke eller en kontrakt, og vores behandling er foretaget automatisk, har du ret til dataportabilitet.

Retten til dataportabilitet indebærer, at du har ret til at få tilsendt de persondata, som du har oplyst til os i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, som du har ret til at overføre til en anden tjenesteyder, jf. persondataforordningens artikel 20.

Hvis du ønsker at bruge denne ret til dataportabilitet, kan du selv via www.BEKEY.dk initiere en fremsendelse af de registrerede persondata fra os i et almindeligt anvendt format.

9.6 Indsigelse

Du har ret at til at gøre indsigelse imod BEKEYs behandling af dine persondata, hvis behandling sker efter reglerne i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra e eller litra f.

BEKEY må efter en indsigelse ikke længere behandle personoplysningerne, medmindre BEKEY påviser vægtige legitime grunde til behandlingen, der går forud for registreredes interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. persondataforordningens artikel 21.

Du har også ret til at gøre indsigelse imod BEKEYs behandling af dine persondata, hvis behandlingen sker til direkte markedsføring, herunder profilering, jf. persondataforordningens artikel 21. Efter en indsigelse må BEKEY ikke længere behandle dine persondata til dette formål.

9.7 Tilbagekaldelse af samtykke(r)

Eftersom vi baserer vores behandling på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke til BEKEYs behandling af dine persondata helt eller delvist tilbage, jf. persondataforordningens artikel 7.

Hvis du trækker dit samtykke, vil BEKEY ophøre med at behandle de persondata, som du har tilbagekaldt dit samtykke i relation til, medmindre BEKEY er retligt forpligtet eller berettiget til at opbevare alle eller dele af dine persondata. I så fald vil BEKEY kun opbevare de oplysninger, som BEKEY er retlig forpligtet til, og vil slette øvrige persondata om dig. Din tilbagetrækning af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som BEKEY har foretaget, indtil din tilbagetrækning af samtykket

10. KLAGE

Såfremt du ønsker at klage over BEKEYs behandling af dine personoplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet, som har følgende kontaktoplysninger:

Datatilsynet

Adresse: Borgergade 28, 5, 1300 København K

E-mail: dt@datatilsynet.dk

Telefonnr.: + 45 33 19 32

Hjemmeside: www.datatilsynet.dk

Opdateret august 2019. Dette dokument vil blive opdateret løbende.