Glostrup kommunes erfaring med et nøglefrit system.

Glostrup er en af de 25 kommuner i Danmark, der har valgt at implementere BEKEYs nøglefri system, som en sikker og mere effektiv erstatning af de almindelige nøgler. Indtil nu har Glostrup kommune fået installeret 250 elektroniske låse, og der er omkring 80 medarbejdere der benytter systemet dagligt.

Beslutningen om at vælge BEKEY som leverandør af et digitalt nøglefrit system blev truffet på baggrund af det gode samarbejde, som Glostrup kommune har med Albertslund kommune. De havde i forvejen implementeret BEKEY, og kunne derfor anbefale BEKEY som samarbejdspartner/leverandør. Lisa Jeppesen, der er IT- og velfærdskonsulent i Glostrup kommune tog initiativet til at etablere et samarbejde med BEKEY med ønske om en lettere arbejdsgang i driften, større sikkerhed og fleksibilitet med et nøglefrit system.

Det giver lidt mere arbejde at sætte det op, hvilket man ikke bør lægge skjul på, men det letter ude i driften at man ikke skal køre rundt med nøglebundter og vente på hinanden for at få de forskellige nøgler. Det giver en sikkerhed og en større fleksibilitet med et nøglefrit system. Det var den logik jeg gik efter

Lisa Jeppesen

IT- og velfærdskonsulent i Glostrup Kommune

Udfordringer med almindelig nøgleadministration

Liselotte, der arbejder som hjemmehjælper i Glostrup kommune fortæller at hun ”klart vil anbefale BEKEY, fremfor at gå rundt med alle de nøgler”. Liselotte fortæller videre at de største problemer ved nøglehåndtering er følgende tre områder:

1. Tidsbesparelse

Når plejepersonalet hjælper hinanden i de forskellige distrikter behøver man ikke køre retur til kommunen/hovedkontoret for at bytte nøgler, hvilket sparer alle for en masse tidsspild. Aftenvagten brugte meget tid på nøglehåndtering, men ikke længere efter de begyndte at bruge BEKEY. Nu har hjemmeplejen mere tid hos borgeren.

2. Logistik

Der er et større logistikarbejde i at håndtere eksempelvis 35 nøgler dagligt. Hjemmeplejen venter ofte i kø på kontoret for at få udleveret deres nøgler fra 4 skabe, og 50 mennesker som hver især venter 5-7 min. på udlevering. I dag kan de køre med det samme og have mere tid hos borgeren. Ydermere sparer man tid i løbet af dagen, da medarbejderne ikke er nødsaget til at mødes for at udveksle nøgler, fx når en medarbejder besøger en borger om morgenen, og en anden om eftermiddagen.

3. Sikkerhed

Hjemmeplejen i Glostrup siger, at det er også usikkert, at køre rundt med så store nøglebundter. Dette er især tilfældet med aftenvagten, da en hjemmehjælper på vagt har 4-5 nøglebundter med 96 nøgler i, så derfor har det været meget effektivt og sikkert at skifte til BEKEY. Med BEKEY er der en unik kode og identifikation mellem nøgle og låseenhed, som bevirker at kun personer med gyldig nøgle, kan komme ind af døren.

Det er blevet meget nemmere i hverdagen at administrere nøgler og adgange med BEKEY, da vi hurtigt og enkelt kan tildele adgange til vores 80 medarbejdere i kommunen. Det sparer os for meget unødig kørsel og ved akutte situationer, kommer vi hurtigere ud til borgeren og hjælper dem.

Jette T. Jensen

Administrator i Glostrup kommune

Hvad tilbyder BEKEY

Ved anvendelse af BEKEY systemet, bliver alle ovenstående udfordringer løst. BEKEY tilbyder en komplet hardware- og softwareløsning, som har potentialet til at optimere arbejdsrutiner, øge sikkerheden og reducere driftsomkostningerne ved nøglehåndtering.

BEKEY SmartLock installeres på borgerens hoveddør og derefter har hjemmeplejen adgang via BEKEY app’en. BEKEY SmartLock kan nemt eftermonteres, og det kræver ikke nogen ændringer på borgerens dør/lås.

Administratoren/lederen fra kommunen bruger NETKEY, som er cloud-baseret software til at administrere og tildele nøgler. Løsningen er 100% sikker – BEKEY anvender kryptering på samme niveau som netbankerne.

Hvad kræver det, at komme i gang med BEKEY?

Ændringer som bevirker, at der kommer nye rutiner, kræver tilvænning for både borgeren og plejepersonalet. Lisa fortæller, at der selvfølgelig er blevet lavet ændringer i proceduren og forretningsgangen, for at høste alle fordelene af det nye system, men herefter har det også givet et meget større overskud til alle medarbejdere med optimering af den daglige drift.

Det er meget vigtigt at hjemmehjælperne får en grundig oplæring af systemet. Det betyder at de hurtigt kan komme i gang med brugen af BEKEY og hermed opnås de bedste resultater. Borgerne skal informeres om det nye system, og hvad det har af betydning for dem i deres hverdag.

BEKEY hjælper med informationsbreve til borgere og boligforeninger, samt andet materiale der indeholder svar til de mest almindelige spørgsmål borgerne måtte have.

Til hjemmeplejen

BEKEY sørger for oplæring af sygeplejersker, hjemmehjælpere og administratorer.

I begyndelsen er det vigtigst for hjemmeplejen at lære at benytte BEKEY app’en, for at åbne og låse døren hos borgeren. Selve app’en er uhyre simpel og brugervenlig og volder typisk ingen problemer, men der kan selvfølgelig være lidt tilvænning i at bruge sin mobiltelefon til at låse op i det hele taget. Men det gav en sikkerhed at have en ekstra ”gammeldags” nøgle med i starten, som en form for indkøringsperiode.

BEKEY betyder at jeg nu har en nemmere og mere effektiv hverdag, hvor jeg ikke skal vente på at hente nøgler på kontoret hver morgen samt udveksle nøgler med mine kollegaer i løbet af dagen. Vi er ca. 50 medarbejdere som hver især skulle vente 5-7 min. om morgenen, så det kunne jo tage sin tid. Jeg har fået mere tid til at tage mig af borgerne, og er meget mere fleksibel med det digitale låsesystem, som sparer mig for ekstra kørsel og tid. Ligeledes oplever vi, at det giver borgeren en større sikkerhed og tryghed

Liselotte

Social- og sundhedshjælper i Glostrup kommune

Til borgerne

Glostrup kommune havde en rigtig god tilgang til at informere borgerne om skiftet fra almindelige nøgler til det nye nøgleadministrationssystem fra BEKEY.

De informationsbreve og pjecer, som BEKEY hjalp med at udarbejde, blev videregivet via Glostrup kommune, som printede disse og sørgede for at hjemmehjælperne havde dem med til alle deres besøg. Dermed kunne de hjælpe borgerne med at forstå BEKEY, samt hjælpe borgerne med at få svar på de spørgsmål de havde til det nye system. Dette har givet borgerne en stor tryghed og forståelse omkring at få installeret BEKEY på deres døre.

BEKEYs egne servicemontører opsætter låsene hos borgerne, og uddanner det interne personale hos kommunen.

Vores samarbejde med kommunerne i Danmark igennem de seneste 8 år, har hjulpet med at forbedre vores serviceydelser og produkter. Vi har lært at BEKEY gør en stor forskel for vores kunder, men på samme tid, bliver vi nødt til at være mere opmærksomme på deres behov. Glostrup kommune fortalte os, at de er meget glade for BEKEY, men de havde kunnet ønske sig et tættere samarbejde i opstartsfasen samt i implementeringsfasen. Vi sætter stor pris på deres råd og arbejder med at forbedre vores serviceydelser til vores kunder.

Peter Nyholm

Sales Director, BEKEY

BEKEY ejes af den danske mediekoncern North Media A/S, som er børsnoteret på Nasdaq OMX. North Media blev etableret i 1965 og består i dag af 10 virksomheder, der har en omsætning på mere end 1 milliard dkk og over 600 medarbejdere.

I år 2010 vandt BEKEY sit første udbud, af implementeringen af et elektronisk låsesystem til en dansk kommune. I dag bruger 24 kommuner i Danmark BEKEY’s løsning, og i samarbejde med vores partnere, har BEKEY påbegyndt implementeringer i Finland, Norge og Sverige.

Scroll Up